السلام عليكم ورحمة الله وبركاته


- التقسيم

من المهم تقسيم محتويات المكتب من أوراق وبطاقات عمل و فواتير إلى فئات لكي يسهل الوصول إليها عند الحاجة

.
- إستخدام اﻷدراج دائما
ً
عليكِ تخصيص اﻷدراج لكل شيء ومعرفة أماكنها، حتى لا تنتشر الفوضى فى المكان ويعبث

أطفالك بمحتويات العمل، وبالتالي لن تبذلي الكثير من المجهود فى البحث عن أشيائك.


- التخلّص من الأوراق المكدّسة


تأتي هذه الخطوة بالتزامن مع الخطوة الأولى بحيث يتم التخلّص من الأوراق التي تنتمي إلى


حاوية النفايات عوضاً عن تكديسها دون جدوى.


- التخزين


ترتيب كل من الفئات المذكورة في الخطوة الأولى ضمن حاويات خاصة أو صناديق أو ملفات

تناسب حجم المكتب. تجدر الإشارة هنا إلى أنه يجب وضع ملصقات على كل صندوق أو ملف

بعنوان المحتويات التي يضمها مثل: فواتير – مشاريع – منشورات أو كتيبات – بطاقات عمل

وغيرها. كما أنه من المفيد استغلال المساحات الجدارية لتفعيل حلول التخزين الذكيّة باستخدام

الأرفف ولوحات تعليق النشرات.



- المساحة المكتبية


يجب أن تكون المساحة المكتبية التي نعمل فيها متكاملة وتلبّي احتياجاتنا، بمعنى أنه إذا كانت

متطلبات العمل تقتضي مثلاً استخدام طابعة بشكل متكرر؛ فمن المهم الاستثمار في طابعة

للاستخدام المستقل بحيث يكون لها حيّز دائم في المكتب لتفادي نقل الأجهزة المشتركة من وإلى

المكتب الذي ينتج عنه إهدار للوقت والمجهود.

- الصيانة والمتابعة

لعلّ هذه الخطوة هي الأهم من بين سابقاتها، حيث يجب تخصيص ما لا يقل عن عشر دقائق

لفرز الأوراق الواردة يومياً والنظر فيها وتقسيمها إلى الفئات المناسبة لها لتفادي تكدسها مرة أخرى.


- تنظيف الكمبيوتر الخاص بك

اذا كنت تخزنين ملفات على الكمبيوتر عليكِ تنظيم الكمبيوتر وتنظيفه من الملفات القديمة، وذلك بعد

نسخها، حتى يتسنى لكِ مراجعتها، وفي الوقت نفسه يمكنك تحرير مساحة في الكمبيوتر وزيادة سرعته.